Dostałaś/eś dofinansowanie z programu „Cyfrowy Uczeń”. Co dalej zrobić?

Gratulacje! Twoja placówka lub przedszkole znalazło się w gronie placówek, które otrzymały dofinansowanie w ramach ministerialnego programu „Cyfrowy Uczeń”. To ogromna szansa na unowocześnienie zaplecza dydaktycznego i lepsze przygotowanie uczniów do funkcjonowania w cyfrowym świecie. Ale po pierwszej euforii pojawia się bardzo praktyczne pytanie: co teraz? Jak faktycznie wykorzystać przyznane środki i kto ma je wydać?

Kto dokonuje zakupów z programu?

Decyzja w tej sprawie należy do organu prowadzącego (czyli gminy, powiatu lub innego podmiotu zarządzającego placówkami) a w większości wypadków od wewnętrznego regulaminu jednostki organizacyjnej. Najczęściej więc (całkowita wartość) procedura nie podlega bezpośrednio pod ustawę zamówień publicznych tzn. nie wymaga postępowania przetargowego w rozumieniu ustawy PZP.
De facto sprowadza się to do wyboru spośród kilku scenariuszy:

Zakupy centralne – organ prowadzący organizuje jedno postępowanie zakupowe (najczęściej zapytanie ofertowe) dla wszystkich podległych jednostek, w tym wypadku to poszczególne jednostki muszą określić wymagania techniczne i przesłać je do organu prowadzącego (zgodnie ze składanym wnioskiem)

Zakupy indywidualne – organ prowadzący przekazuje środki poszczególnym przedszkolom i szkołom, pozwalając im samodzielnie zdecydować, co kupić i od kogo zgodnie z procedurą porównania ofert i na podstawie wymagań technicznych zgodnych ze składanym wnioskiem.

Który wariant jest lepszy?

Z naszych doświadczeń jednoznacznie wynika, że druga opcja – zakupy realizowane bezpośrednio przez placówki – sprawdza się znacznie lepiej.
Dlaczego? Bo to właśnie dyrektorzy i nauczyciele najlepiej wiedzą, czego faktycznie potrzebują. Każda szkoła jest inna – różni się liczbą uczniów, zapleczem technicznym i poziomem cyfryzacji. Centralny przetarg rzadko uwzględnia te różnice.

Dlaczego centralne postępowanie nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem?

Na pierwszy rzut oka centralne zamówienie wydaje się rozwiązaniem „bezpiecznym” i przejrzystym. W praktyce jednak, przy sztywno określonej kwocie do wydania, jego organizacja często prowadzi do strat – nie finansowych, ale funkcjonalnych i organizacyjnych.

W centralnym zamówieniu dostawcy konkurują głównie ceną, czasem dostawy i długością gwarancji. Efekt? Placówki otrzymują sprzęt dokładnie taki, jaki był opisany w specyfikacji – nic więcej, żadnych dodatków czy usług, które realnie zwiększyłyby wartość zakupu. A jeśli uda się „zejść z ceny”, to placówka rzadko na tym zyskuje – niewykorzystane środki trzeba zwrócić. Dodatkowo sprawa się bardzo komplikuje w przypadkach, gdy każda placówka ma inne potrzeby i wymagania co w znacznym stopniu utrudnia ocenę spełnianych warunków (tutaj kluczem jest szczegółowe określenie wymagań technicznych przez placówkę by zapewnić sobie prawidłowe dostawy spełniające oczekiwania nauczycieli i do tego zgodne ze składanym wnioskiem).
Przy dużych postępowaniach centralnych mogą pojawić się też problemy logistyczne. Trudno jednemu wykonawcy zrealizować różnorodne zamówienia, jeśli specyfikacje poszczególnych przedszkoli i szkół znacząco się od siebie różnią. To często prowadzi do opóźnień, błędów w dostawach lub dostarczania sprzętu nie do końca dopasowanego do potrzeb użytkowników.

Samodzielne zakupy – większa elastyczność, lepsze efekty

W modelu, w którym to placówki same decydują o zakupach, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Każda jednostka zna swoją pulę środków i może mądrze zaplanować zakupy, kierując się realnymi potrzebami – nie przepisami przetargowymi i zestawem planowanym przy składaniu wniosku.

Nie trzeba skupiać się na tym, by kupić „jak najtaniej”, ale raczej jak najwięcej i jak najlepiej w ramach przyznanej kwoty.
Podczas porównaniu ofert dostawców można uzyskać lepsze parametry sprzętu, dodatkowe akcesoria, oprogramowanie edukacyjne czy szkolenia dla nauczycieli – wszystko w ramach tej samej dotacji. Takiej elastyczności nie da się osiągnąć w zamówieniu centralnym.

Jak przeprowadzić zakupy w ramach programu „Cyfrowy Uczeń” – krok po kroku

Decyzja o samodzielnych zakupach to dopiero początek. Aby wykorzystać środki skutecznie, warto podejść do tematu planowo i metodycznie. Choć formalności nie są skomplikowane, kilka dobrych praktyk pozwala uniknąć błędów i opóźnień.

✅ Krok 1. Sprawdź warunki programu

Na początek dokładnie zapoznaj się z rozporządzeniem i wytycznymi programu „Cyfrowy Uczeń”, a także złożonym przez Ciebie wnioskiem. Zwróć szczególną uwagę na katalog kwalifikowalnych wydatków (czyli co można kupić, a czego nie) oraz ilości i wartości, o które wnioskowałeś. Twoje zamówienie musi być zgodne ze złożonym przez Ciebie wnioskiem.

Pamiętaj, że To kluczowe, aby uniknąć późniejszych korekt finansowych.

✅ Krok 2. Określ realne potrzeby placówki

Zanim ruszysz na zakupy, zastanów się czego naprawdę potrzebujesz.
Zrób krótką analizę:

Ile macie sal, w których używany będzie sprzęt?
Czy macie odpowiednie sieci Wi-Fi, gniazdka i szafki na przechowywanie?
Czy nauczyciele są przygotowani do korzystania z nowych technologii?

Dobrze jest też porozmawiać z zespołem nauczycieli, by wspólnie ustalić priorytety: wiecie na co dostaliście dotację, czas przejść do szczegółów. Ustalcie jakie mają być to komputery, jakie oprogramowanie czy pomoce edukacyjne. Dzięki temu sprzęt nie będzie leżał w szafie – od razu znajdzie praktyczne zastosowanie.

✅ Krok 3. Wybierz rzetelnego dostawcę

Gdy już wiesz co jest potrzebne dla Twojej placówki, napisz zapytanie do dostawców. W każdym wypadku konieczne jest szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia bez używania znaków towarowych oraz marek czy symboli, oraz opisanie funkcjonalności, parametrów czy przeznaczenia i dopuszczenie w tych zakresach ofert równoważnych.

Na rynku działa wielu sprzedawców oferujących sprzęt „do programu Cyfrowy Uczeń”. Warto jednak zachować ostrożność.
Dobry dostawca to nie tylko ten, który ma atrakcyjną cenę, ale przede wszystkim:

zna wymogi programu i potrafi dobrać sprzęt zgodny z regulaminem,
dostarcza komplet dokumentacji (faktury, certyfikaty, protokoły odbioru),
zapewnia wsparcie po zakupie, np. konfigurację, wdrożenie czy szkolenie.

Warto też zapytać, czy firma ma doświadczenie w obsłudze placówek edukacyjnych – to często oszczędza mnóstwo nerwów.

✅ Krok 4. Negocjuj!

W odróżnieniu od przetargu, przy zakupach bezpośrednich możesz (a wręcz warto) negocjować warunki.
Poproś o indywidualną wycenę dla Twojej placówki – często sprzedawcy mogą zaoferować:

sprzęt z lepszymi parametrami w tej samej cenie,
dodatkowe akcesoria (np. etui, rysiki, uchwyty),
darmową dostawę lub konfigurację,
krótkie szkolenie z obsługi.

W ten sposób zwiększasz wartość projektu bez zwiększania kosztów.

Gdy masz już satysfakcjonującą ofertę od jednego dostawcy nie zapomnij o kontrofertach. Zapytaj innych dostawców o ofertę na wybrane produkty. Pozwoli Ci to upewnić się czy wybrana przez Ciebie na początku oferta jest na pewno najkorzystniejsza oraz obronić ten wybór w wypadku pytań organu nadzorującego.

✅ Krok 5. Zachowaj dokumentację

Każdy zakup musi być udokumentowany – to warunek rozliczenia dotacji.
Pamiętaj o:

fakturach i potwierdzeniach zapłaty,
protokołach odbioru,
ewentualnych umowach z dostawcą,
krótkim opisie, co zostało kupione i do czego będzie wykorzystywane.

Dobrą praktyką jest przechowywanie kopii wszystkich dokumentów w jednym folderze (również w wersji cyfrowej), opisanym nazwą programu.

✅ Krok 6. Zgłoś i rozlicz zakup

Po zakupie sprzętu pozostaje już tylko zgłoszenie i rozliczenie.
Większość organów prowadzących wymaga krótkiej informacji o tym, co zostało kupione i za jaką kwotę. Zazwyczaj wystarczy:

zestawienie faktur,
krótki opis,
zdjęcia z realizacji (np. sprzętu w sali).

Najczęstsze błędy, których warto unikać:

Kupowanie sprzętu niezgodnego z wymaganiami (np. tablety bez Wi-Fi 6 lub z za małą pamięcią). Pamiętaj, że cały zakupiony sprzęt musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Edukacji w sprawie w sprawie podstawowych warunków niezbędnych do realizacji przez szkoły i nauczycieli zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych oraz programów nauczania
Przekraczanie terminów – lepiej zaplanować zakupy wcześniej, bo dostawy pod koniec roku bywają trudne.
Brak konsultacji z nauczycielami – prowadzi do zakupu sprzętu, który później „nie pasuje” do rzeczywistych potrzeb.
Zakupy niezgodne z ilościami i wartościami na składanym wniosku.

Podsumowanie

Zakupy w ramach programu „Cyfrowy Uczeń” nie muszą być trudne. Wystarczy kilka prostych zasad: plan, świadomość wymagań i współpraca z doświadczonymi partnerami.
To nie tylko okazja do kupienia nowego sprzętu, ale też do trwałej zmiany jakości nauczania – bardziej nowoczesnej, angażującej i dopasowanej do realiów XXI wieku.